Как добавить или удалить пользователя в CRM-системе

Управление пользователями в CRM-системе — это один из ключевых процессов для обеспечения безопасности, эффективности работы и контроля над доступом к данным.

Разберем, как правильно добавлять и удалять пользователей, какие права доступа можно назначать, а также какие лучшие практики следует применять для безопасности и удобства администрирования.

🔹 Добавление пользователя в CRM

Добавление нового пользователя в CRM — это первый шаг к расширению команды и улучшению совместной работы. Процесс может отличаться в зависимости от системы, но в целом состоит из следующих этапов.

1. Вход в административную панель

Для добавления пользователя вам необходимо:

Войти в CRM-систему с учетной записью администратора.
Перейти в раздел "Управление пользователями" или "Настройки" → "Пользователи".

2. Создание нового пользователя

В большинстве CRM-платформ есть кнопка "Добавить пользователя" или "Создать учетную запись".

После нажатия потребуется ввести основные данные:

Имя и фамилия (или псевдоним, если это необходимо).
Email (на него придет приглашение или данные для входа).
Номер телефона (опционально, для двухфакторной аутентификации или связи).
Должность (для настройки ролей и разрешений).

3. Назначение роли и прав доступа

CRM-системы обычно предлагают несколько уровней доступа:

Администратор — полный доступ ко всем функциям.
Менеджер — доступ к управлению клиентами и сделками, но без изменения глобальных настроек.
Оператор — минимальный доступ, например, только к задачам и звонкам.
Гостевой пользователь — доступ только к просмотру информации.

Некоторые CRM позволяют создавать кастомные роли, где можно детально настроить доступ к модулям (лиды, сделки, аналитика и т. д.).

4. Отправка приглашения и активация учетной записи

После заполнения всех данных система обычно предлагает:

Отправить пользователю приглашение на email.
Создать временный пароль (который потом можно сменить).

Как только новый пользователь примет приглашение, он сможет войти в систему и начать работу.

🔹 Удаление пользователя из CRM

Удаление пользователя может быть необходимо в случае увольнения, смены обязанностей или по соображениям безопасности.

1. Вход в CRM с правами администратора

Как и при добавлении, необходимо зайти в раздел управления пользователями.

2. Выбор пользователя и действия

Найдите нужного сотрудника в списке и выберите один из вариантов:

Деактивировать (аккаунт останется, но вход будет запрещен).
Удалить (вся информация о пользователе будет удалена или передана другому администратору).

3. Перенос данных перед удалением

Прежде чем удалять пользователя, важно убедиться, что его активные сделки, задачи или клиенты перенесены другому менеджеру.
Некоторые CRM-системы позволяют автоматически переназначить сделки и клиентов новому ответственному сотруднику.

4. Подтверждение удаления

После подтверждения удаления:

Пользователь теряет доступ к CRM.
Вся его активность может быть сохранена в системе (зависит от настроек).

💡 Важно: В некоторых CRM удаление пользователя необратимо, а в других возможно его восстановление в течение определенного времени.

🔹 Лучшие практики по управлению пользователями в CRM

Используйте ролевую модель доступа – не давайте всем пользователям административные права, это снижает риск утечек данных.
Ограничьте количество активных сессий – настройте автоматический выход из системы после периода бездействия.
Включите двухфакторную аутентификацию (2FA) – особенно для администраторов и менеджеров.
Регулярно пересматривайте доступы – удаляйте или деактивируйте пользователей, которые больше не работают с CRM.
Настройте автоматические отчеты по активности – это поможет отслеживать подозрительные входы и действия пользователей.

Правильное управление пользователями в CRM-системе — залог безопасности и эффективной работы команды. Добавляя новых сотрудников, важно правильно настраивать права доступа, а при удалении — учитывать перенос данных и безопасность.