Инструменты учёта клиентов

Содержание

1. Инструменты записи
2. Сильные и слабые стороны ежедневника
3. Сильные и слабые стороны сервисов и программ
4. Суть таблиц
   • CRM система - отличная помощь, при работе с документами клиентов
   • В чём отличие CRM системы от таблицы
   • Не потерять звонившего клиента
5. Как вести запись клиента
   • Полезные лайфхаки при записи клиентов

Как удобнее вести учёт и записи при ведении бизнеса. Рассмотрим несколько вариантов и разберёмся что такое CRM - система, как использовать программы, благодаря которым, клиенты записываются сами, разберём алгоритм записи клиента.

Стоит начать с того, что рекомендуется дублировать информацию о записях как бумажном, так и в электронном виде, потому, что оба вида информации подвержены повреждениям. Дублировать записи сложно, особенно, когда у вас много клиентов, но для подстраховки, час в неделю найти можно. У каждого способа есть свои плюсы и минусы.

Инструменты записи

В бизнесе существует масса инструментов, которые помогают нам в введении бизнеса. Самые популярные это:

• Вести записи по старинке, просто писать все записи в ежедневнике.
• Работать при помощи различных сервисов и программ, благодаря которым, клиенты сами будут записываться.
• Использовать excelтаблицы или google таблицы. На google диске есть 1С, который может быть синхронизирован с интернет-магазином, складом или поставщиками.
• Вести всё в одном месте, используя продвинутую CRM систему не путаясь в документах.
• Система принимающая звонки и записывающая их, поможет не забыть и не потерять их.

Сильные и слабые стороны ежедневника

Рассмотрим самый главный плюс ежедневника:

• С ним не нужно долго разбираться, вы просто берёте ручку и пишите всё что вам необходимо.
• Многие ежедневникисейчас стилизованы и продатированны, что также облегчает работу.

Есть у ежедневника и минусы:

• Зачастую так происходит, что колличество места под заметки ограничено.
• Его не всегда можно взять с собой,например, у вас маленькая сумочка и большой ежедневник.
• Его можнолегко потерять или испортить, например, пролить кофе или чай.
• Он не очень удобен, когда ведётся запись разных площадок, например, ВКонтакте и Одноклассниках, то есть, постоянно нужно следить за сообщениями и быстро смотреть свободное время, быстро отвечать. Это вечная суета.

Сильные и слабые стороны сервисов и программ

 В случаях, когда не справляется один ежедневник есть различные сервисы и программы, которые отлично выручают. Их можно настроить так, чтобы клиенты записывались к вам по активной ссылке на день и время, которое им удобно, тем самым не нужно бежать от каждого сообщения к ежедневнику и проверять свободное время, соответственно вы работаете и запись к вам ведётся автоматически, можно считать, что у вас появился виртуальный администратор.

У таких программ есть существенные плюсы, например:

• фактический подсчёт ваших доходов за неделю, месяц, год и так далее;
• автоматическая рассылка напоминаний, что тоже очень удобно;
• ведение карточек клиента;
• написание заметок.

Но к сожалению ещё имеются два больших минуса:

1. Нужно будет разобраться с функционалом, что не всегда просто и понятно.
2. Некоторые клиенты не сразу понимают куда нужно нажимать и порой из-за этого уходят к конкуренту.

Суть таблиц

Ещё один удобный способ вести записи - таблицы. Удобен этот вариант потому, что нету доступа у другого человека, соответственно, нет возможности одновременно с другим сотрудником редактировать тот или иной документ.

CRM система - отличная помощь, при работе с документами клиентов

CRM система - это программа взаимодействия с клиентами, которая собирает все данные о клиентах, о заказе и если у нее классная функция, можно сделать интеграции с многими сайтами, со всеми источниками получения заказов и упорядоченно собрать их все в одном месте.

В чём отличие CRM системы от таблицы

Работая с таблицами нужно постоянно перескакивать с одной странички на другую, например, на одном листе записывается учёт клиентов, на другом учёт поставщиков и т.д. Используя CRM-систему все записи ведутся в одном месте при это структурировано и просто.

Ещё одним отличием CRM - системы от таблицы является то, что в таблицах удобно вести любой бухгалтерский учёт, создавая дополнительные формулы и расчеты. Соответственно в конце расчётного периода можно легко сделать отчет, о требуемых расходах. В CRM этого сделать нельзя.

Не потерять звонившего клиента

Классным помощником является система принимающая звонки, например, Benatek, в неё поступают звонки, тем самым, информация о них отображается и фиксируется в одном компьютере. Благодаря таким системам пропущенные звонки не будут потеряны.

Как вести запись клиента

1. Не важно за каким вариантом останется выбор, во-первых, когда покупается ежедневник либо открывается месяц электронного календаря, то стоит отметить дни, в которые будете работать и отдыхать.
2. Определитесь, сколько времени занимает каждая процедура, а потом структурируйте рабочий день, отметьте то время, когда будут записываться клиенты, например, это 10.00, 13.00, 16.00 и и так далее.
3. Особенно рекомендуется выделить промежутки на перерывы, либо обеденное время, к сожалению, как показывает практика, иногда нет возможности следовать намеченному графику, потому, что клиентка всегда может прийти с такой задачей, на которую придется потратить ещё минут 20, либо просто опоздать.
4. Во время записи, обязательно, спрашивайте желаемый результат, чтобы понимать сколько времени вам нужно закладывать на процедуру и контактный телефон, чтобы вы могли в любой момент связаться случае какого-то форс-мажора, либо просто для напоминания о записи.

Полезные лайфхаки при записи клиентов

Есть масса полезных фишек, которые могут помогать при записи клиентов на процедуру.

1. В ситуации, когдазапись ведётся в письменном варианте, то стоит пользоваться цветными стикерами для отметок пожеланий клиента, например, если клиент просит записать его на утро понедельника, это время уже занято, далее предлогается другое время, клиент соглашается, но просит, чтобы если появиться возможность попасть в нужное ему время, его уведомили.
2. Эта фишка относится к тем,кто ведет ежедневник вручную, а для вашего же удобства ведите его так, чтобы у вас на развороте помещалась целая неделя, то есть, как в школьном дневнике. Тогда в случае если клиент спросит в какой день на этой неделе есть свободное утреннее время, вы не будете судорожно листать страницы в поиске, а сразу увидите нужный день.

Даже несмотря на многие плюсы электронного ведения, многие всё равно выберут классический бумажный вариант, потому, что им нравится писать вручную, рисовать, клеить наклейки и стикеры. Поэтому, ориентируйтесь в первую очередь на себя и на свои собственные предпочтения.