CRM в Google Таблицах

Содержание

1. С чего начать работу CRM в Google таблицах
2. Что делать, если нет времени или желания изучать принцип построения
3. Как автоматизировать Google таблицы
4. Плюсы CRM в Google таблицах
5. Минусы CRM в Google таблицах
6. Могут ли Google таблицы полностью заменить CRM

Не все предприниматели, особенно молодые стартаперы, готовы на первых порах развития сразу тратиться на полноценную CRM-систему. Раньше инструментами для учёта клиентов, сделок и бухгалтерии выступали записные книжки, заметки на телефоне и таблицы Excel. Все эти способы имели явный плюс — их использование было практически бесплатным. Но имелся и огромный минус — отсутствие синхронизации.

Благодаря развитию технологий, появилась онлайн версия Excel— Google таблицы. По сути, это онлайн-версия «Excel», написанная на другом языке, но по сути выполняющая те же функции, а самое главное — позволяющая многим сотрудникам получать синхронный доступ к информации. Кроме того, в отличие от того же «Excel», который требовал покупки или взлома, Google таблицы — полностью бесплатный инструмент, благодаря чему завоевал огромную популярность в качестве аналога CRM-системы среди представителей бизнеса.

С чего начать работу CRM в Google таблицах

Google таблицы, являются фактически более продвинутым аналогом Excel, действует по такому же принципу — то есть можно создать одну или несколько таблиц, настроить взаимосвязь и синхронные ссылки на ячейки. Таким образом, может быть одна мастер-таблица, которая будет являться источником данных для других. Это удобно, когда необходимо настроить иерархию доступа, например, у директора будет доступ ко всем данным, у бухгалтерии — к отдельной таблице с поступлениями, у отдела продаж — к своим данным и т.д. Каждый отдел будет заполнять свои данные, которые в свою очередь, будут сводиться в общей мастер таблице, например, на разных вкладках.

Бухгалтерия, отдел продаж, маркетологи (даже если все должности совмещает один и тот же человек) по достоинству оценят формульную систему, которая обладает широчайшим функционалом. Это могут быть и элементарные формулы, выполняющие несложные арифметические действия (что при этом очень удобно, когда данных много), так и сложнейших кастомных многоуровневых комбинаций с кучей переменных, которые можно «заточить» практически под любые задачи.

Существуют в Google таблицах и встроенные инструменты для построения графиков, диаграмм. Это удобно, когда нужно быстро выстроить данные в наглядной форме, например, для сравнения периодов, выстраивания планов и других задач.

Что делать, если нет времени или желания изучать принцип построения

Можно зайти на профильные форумы и найти шаблоны Google таблиц под большинство бизнес-задач, кроме того в интернете легко найти и кастомные вариации для специфических и узконаправленных направлений. Финансы и учёт, продажи и аудит, базы данных и планы развития — все это есть в открытом доступе.

Как автоматизировать Google таблицы

По мере использования Google таблиц, они будут неизбежно постоянно модернизироваться и усложняться. Чтобы не проделывать вручную одни те же действия, есть три пути:

• Макросы
• Аддоны/плагины
• API

Макросы — это самый простой способ автоматизации операции для тех пользователей, кто не хочет погружаться в дебри логики Excel и программирования. Записав нужную последовательность действий, и сохранив её в виде макроса — можно научить программу выполнять нужные шаги без дальнейших вмешательств.

Плагины и аддоны позволяют расширить функционал Google таблиц опять-таки без погружения в программирование. Адресная емейл рассылка, синхронизация со сторонними календарями и Google картами, даже выставление напоминаний — все это возможно с платными или бесплатными дополнениями к Google таблицам. Главный минус — такие возможности есть не у всех задач.

Наконец третий, самый универсальный в плане возможностей способ — использование API. Главный плюс — Google таблицы можно «подружить» почти с чем угодно и настроить одностороннюю или двухстороннюю взаимосвязь со сторонними программами. Минус — метод требует глубокого понимания синтаксиса языка, на котором написаны Google таблицы, а значит без программиста обойтись не получится.

Плюсы CRM в Google таблицах

Безусловно, первым и самым очевидным преимуществом использования Google таблиц в качестве CRM-системы является полностью бесплатная модель распространения программы. Google таблицы доступны из любой точки мира при условии подключения к интернету, а значит позволяет сэкономить, что особенно важно для начинающего или активно развивающегося небольшого бизнеса. Кроме базового функционала, доступно множество бесплатных дополнений и шаблонов.

Второе преимущество — совместный доступ. Тяжело переоценить достоинство одновременного доступа сотрудников к одним и тем же документам, с возможностью комментирования и редактирования данных. Особенно актуально это стало во время корона вирусных ограничений, когда возможностей собраться в офисе и обсудить продажи, планы развития или бухгалтерию просто не было. Google таблицы действительно хорошо подходят как альтернатива канбанам, и внутренним чатам CRM-систем, все изменения вносятся в реальном времени, и другие сотрудники видят, какие задачи выполнены, а какие — ещё нет.

Третий преимуществом — возможность настройки иерархии доступа. Довольно скудный базовый функционал по разграничению прав доступ можно расширить за счёт настройки взаимосвязи таблиц и возможности редактирования.

И конечно же нельзя отдельно не отметить почти безграничные возможности расширения функционала Google таблиц при задействовании программиста.

Минусы CRM в Google таблицах

Первый и самый главный минус Google таблиц вытекает из плюса — функциональности. Чем «тяжелее» будет «заточенная» под себя CRM-система в гугл таблицах, чем больше в ней будет кастомных формул и перекрёстных взаимосвязей, тем сильнее будет тормозить программа.

Второй минус — человеческий фактор. Из-за ошибок сотрудников данные будут периодически «слетать», формулы — сбиваться, фильтры — смешиваться и т.д. Да, Google таблицы делают «бэкапы» периодические, но откат к предыдущим версиям всегда подразумевает потерю времени, которое придётся потратить на повторное заполнение данных. Чем таблицы сложнее, тем таких ошибок будет больше.

Третий минус — мобильная версия Google таблиц не очень удобная в использовании, в отличие от большинства популярных CRM-систем с довольно дружелюбным и удобным интерфейсом.

Могут ли Google таблицы полностью заменить CRM

Резюмируя, CRM-систему в Google таблицах вести можно. Это неплохое решение для тех, кто только начинает свой бизнес и не имеет возможности оплачивать платный функционал CRM-систем. Но, как и все бесплатные инструменты, такое решение будет иметь множество минусов, и вряд ли сможет в перспективе развития любого бизнеса заменить полноценные CRM-системы с их возможностями: синхронизацией с телефонией и мессенджерами, авторассылкой и поиском дублей в карточках клиентов, полноценным таск-менеджером с выставлением приоритета задач и многими другими функциями, позволяющие контролировать свой бизнес на 100 процентов.