Автоматизация бизнес - процессов

Содержание

1. Зачем автоматизировать бизнес - процессы
2. Инструменты автоматизации бизнеса
3. Как автоматизировать бизнес

Автоматизация бизнес - процессов включает в себя преобразование рутинных и простых задач в автоматизированные услуги. Благодаря автоматизации становится возможным выполнять различные задачи, включая обработку заказов, выставление счетов и отслеживание отгрузок, среди прочего, без вмешательства человека.

Зачем автоматизировать бизнес - процессы

Внедрение автоматизации бизнес - процессов становится необходимым для компаний, стремящихся к масштабированию своей деятельности. По мере роста бизнеса объём и сложность стоящих перед ним задач значительно увеличиваются. Ручная обработка нескольких заказов и счетов - фактур полностью отличается от управления и обработки тысяч из них. То же самое относится и к другим операциям внутри компании, включая подбор персонала и управление закупками.

Таким образом, автоматизация рутинных задач посредством автоматизации бизнес - процессов позволяет компаниям эффективно управлять своими операциями и сохранять конкурентное преимущество.

Инструменты автоматизации бизнеса

Автоматизация бизнес-процессов может быть облегчена с помощью различных инструментов, включая Microsoft Excel или его бесплатный онлайн-аналог Google Spreadsheets. Такие инструменты позволяют предприятиям описывать свои процессы и устанавливать формулы для расчёта необходимых цифровых показателей.

Этот подход является широко используемым методом автоматизации операций отдела продаж, позволяя компаниям управлять своей базой данных клиентов, отслеживать платежи от клиентов и прогнозировать свои доходы.

• Системы управления проектами, такие как Trello, Jira и Asana, позволяют компаниям эффективно делегировать задачи и управлять проектами. В этих системах внутренний заказчик может создать карту задачи с указанием желаемого результата, которую затем можно назначить членам команды.

Как только исполнитель выполняет задачу, он обновляет карту, и заказчик может просмотреть и либо принять, либо отклонить работу. В обязанности руководителя проекта входит наблюдение за ходом работ, обеспечение своевременного завершения и высококачественных результатов.

• Для целей бухгалтерского учёта используются системы управления финансами и складом, такие как 1С и Контур. Эти системы автоматизируют такие процессы, как выставление счетов, начисление заработной платы и налогов, а также создание различных финансовых документов и отчётов.

Системы управления рабочим временем и персоналом, такие как Bamboohr и Hurma, позволяют сотрудникам подавать заявки на отпуск, вести учёт рабочего времени, количество рабочих и выходных дней.

Зафиксированные данные отправляются в бухгалтерию, где автоматически рассчитывается заработная плата. Кроме того, некоторые системы отслеживают рабочее время сотрудников и даже делают скриншоты их экранов через определённые промежутки времени, чтобы убедиться, что они работают.

• Системы управления взаимоотношениями с клиентами(CRM), такие как AmoCRM, Terrasoft и Bitrix24, предназначены для управления взаимодействиями и отношениями с клиентами. Каждому покупателю присваивается карточка, куда записывается его контактная информация и история общения. Транзакции привязаны к карточке клиента, где подробно оговорено, стоимость и сроки.

За каждой сделкой и клиентом система закрепляет ответственного менеджера, который обновляет и отслеживает ход сделки в CRM. Если менеджер покидает компанию, система сохраняет информацию о клиенте, и аккаунт может взять на себя другой менеджер. Это позволяет беспрепятственно управлять отношениями с клиентами и гарантирует, что важные данные о клиентах не будут потеряны, когда сотрудник увольняется из компании.

• Системы ERPобеспечивают высокую гибкость и позволяют автоматизировать различные процессы предприятия или компании. Однако из-за требований к настройке и внедрению они часто требуют найма интеграторов, которые специализируются на их конфигурации.
• Системы ESP, такие как Unisender, автоматизируют маркетинговые процессы, отправляя массовые электронные письма, экономя время и усилия, которые ранее требовались для ручного составления и индивидуальной отправки.

С помощью цепочек электронной почты пользователи получают автоматические последующие электронные письма на основе их ответа на первоначальное сообщение, что ещё больше повышает уровень автоматизации по сравнению с базовой массовой рассылкой электронной почты. Вручную воспроизвести этот процесс было бы нецелесообразно.

Как автоматизировать бизнес

Процесс внедрения автоматизации бизнес -процессов может занять много времени и включать несколько ключевых этапов.

Предприятия должны определить процессы, требующие автоматизации, и по возможности оптимизировать их. Затем можно выбрать подходящие программы и реализовать их соответствующим образом.

Когда дело доходит до автоматизации бизнес-процессов, возможны два основных варианта:

1. Разработать проект собственными силами;
2. Обратиться за консультацией к внешним экспертам.

Оба подхода имеют свои преимущества и могут рассматриваться в зависимости от конкретных обстоятельств.